Termos de Uso

1. Identificação do fornecedor

A Plataforma é fornecida por BOOKKEEP GESTÃO EMPRESARIAL LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 36.154.139/0001-37, com sede na Rua Pastor Rui Franco, nº 445, bairro São João Batista, Belo Horizonte/MG, Brasil (“Fornecedor”). Contato oficial para assuntos contratuais, suporte e exercício de direitos: Matheusdyas4@gmail.com ou WhatsApp (31) 99082-5833.

2. O que a Plataforma faz

O OrbiaMed é um software de apoio à gestão clínica e à documentação em saúde. Na versão atual, o módulo entregue é voltado à Fisioterapia e contempla:

• Agenda — marcação, confirmação, check-in e situação dos atendimentos.
• Prontuário eletrônico estruturado nos blocos exigidos pela normativa do COFFITO/CREFITO: identificação, anamnese e exames, avaliação cinesiológico-funcional, plano terapêutico, evoluções e termo de alta.
• Evolução SOAP (Subjetivo, Objetivo, Avaliação, Plano) por sessão.
• Termo de alta fisioterapêutica, com sumário e código de verificação.
• Fluxo de estágio supervisionado: o aluno redige um rascunho, que só se torna documento quando assinado pelo profissional supervisor, com o registro profissional dele.
• Assistente de voz com inteligência artificial (Voice-to-SOAP): gravação de áudio do atendimento, transcrição e sugestão de preenchimento dos campos clínicos. O processamento envolve o envio do áudio a provedor externo de IA — leia a Política de Privacidade antes de usar este recurso.

A Plataforma não é dispositivo médico, não emite diagnóstico, não prescreve conduta e não realiza triagem automatizada de pacientes.

3. Responsabilidade profissional — o sistema não decide por você

O OrbiaMed apoia a decisão clínica; não a substitui. Todo diagnóstico cinético-funcional, plano terapêutico, conduta, progressão de exercício e critério de alta são de responsabilidade exclusiva do profissional de saúde legalmente habilitado que assina o documento, nos termos da legislação profissional aplicável e das resoluções do respectivo conselho de classe.

Isso vale integralmente para o assistente de voz com IA: a transcrição e a sugestão de texto são rascunho. O profissional deve conferir cada campo antes de gravar. Um texto sugerido por IA e assinado sem revisão é, para todos os efeitos, documento de autoria do profissional que o assinou.

Você é responsável pela exatidão, completude e pertinência clínica de tudo que documenta na Plataforma, bem como por obter do paciente (ou de seu responsável legal) os consentimentos exigidos para o atendimento e para o uso de recursos de IA.

4. Conta de acesso e níveis

O acesso é nominal e individual. Não existe cadastro público: as contas são criadas pelo responsável pela clínica na tela de gestão de equipe, ou por linha de comando pelo operador da Plataforma. Cada conta recebe um nível de acesso hierárquico (de recepção a proprietário), e determinadas ações — assinar evolução e emitir termo de alta — exigem, adicionalmente, registro ativo no conselho de classe cadastrado no sistema.

• A senha é pessoal e intransferível. Compartilhar credenciais é vedado: a trilha de auditoria atribui cada ato à conta que o praticou, e o compartilhamento inviabiliza a rastreabilidade que a legislação de saúde exige.
• Você deve comunicar imediatamente ao responsável pelo sistema qualquer suspeita de uso indevido, perda de dispositivo ou vazamento de senha.
• Informar registro profissional falso, vencido, suspenso ou de terceiro é infração grave e enseja o encerramento imediato do acesso, sem prejuízo das responsabilidades civis, criminais e éticas cabíveis.

5. Uso aceitável

Ao utilizar a Plataforma, você se compromete a não:

• acessar prontuário de paciente com quem não mantém vínculo assistencial, de supervisão ou administrativo legítimo — a curiosidade sobre o registro clínico de alguém não é finalidade legítima de tratamento (LGPD, art. 6º, I e III);
• extrair, copiar ou exportar dados de pacientes em massa para finalidade estranha à prestação do cuidado, à obrigação legal ou à continuidade do tratamento;
• inserir dado de paciente real em ambientes de teste ou demonstração, nem inserir conteúdo ilícito, ofensivo ou de terceiros sem autorização;
• tentar contornar controles de acesso, mecanismos de autenticação, limites de uso ou as garantias de imutabilidade dos documentos clínicos;
• realizar engenharia reversa, descompilar, revender, sublicenciar ou disponibilizar a Plataforma a terceiros sem autorização escrita do Fornecedor;
• automatizar requisições, varrer o sistema ou submetê-lo a carga que degrade o serviço para os demais usuários.

Acessos e ações relevantes de segurança e de gestão de contas são registrados em trilha de auditoria. O uso da Plataforma implica ciência desse registro.

6. Integridade e imutabilidade do documento clínico

Prontuário é documento. Por decisão de projeto e por exigência da boa prática em saúde, evoluções assinadas e termos de alta emitidos não podem ser editados nem excluídos — a proibição é aplicada pelo próprio banco de dados, e não apenas pela interface. Cada documento recebe carimbo de tempo gerado no servidor e um código de verificação de integridade.

Correções devem ser feitas por novo registro, na forma da prática clínica (retificação documentada), preservando o histórico. Solicitações de exclusão de registro clínico são analisadas à luz das obrigações legais de guarda de prontuário e podem ser legitimamente recusadas.

7. Contratação, planos e pagamento

Determinados módulos e funcionalidades da Plataforma são contratados por conta ou por organização, conforme condições comerciais informadas pelo Fornecedor. Valores, forma, periodicidade e vencimento são os indicados na proposta ou no contrato aceito pelo contratante. Os valores podem ser reajustados a cada período de 12 meses pela variação acumulada do IPCA, ou por índice oficial que venha a substituí-lo, mediante comunicação prévia.

• O atraso no pagamento pode ensejar a suspensão do acesso às funcionalidades contratadas, mediante aviso prévio ao responsável pela organização.
• A suspensão comercial não é apagamento de dados. Os registros clínicos permanecem armazenados. A organização pode solicitar acesso ou exportação durante os 90 dias posteriores à suspensão, sem prejuízo da guarda posterior pelo prazo legal aplicável ao prontuário.
• Sendo o contratante consumidor pessoa física, aplicam-se as garantias do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), inclusive o direito de arrependimento em 7 dias para contratações à distância (art. 49).

8. Disponibilidade, manutenção e suporte

O Fornecedor empreende esforços razoáveis para manter a Plataforma disponível, mas não garante funcionamento ininterrupto ou isento de falhas. Podem ocorrer indisponibilidades por manutenção programada, falha de provedores de infraestrutura, de e-mail ou de IA, incidentes de segurança, caso fortuito ou força maior.

O assistente de IA depende de serviço de terceiro e pode ficar indisponível ou ser desativado sem que isso afete as demais funcionalidades: a documentação clínica sempre pode ser preenchida manualmente. O suporte é prestado pelo e-mail Matheusdyas4@gmail.com e pelo WhatsApp (31) 99082-5833, de segunda a sexta-feira, das 08h às 18h.

9. Propriedade intelectual

O software, a marca OrbiaMed, o design, a documentação e o código-fonte são de titularidade do Fornecedor e protegidos pela Lei nº 9.610/1998 e pela Lei nº 9.609/1998. Estes Termos concedem licença de uso pessoal, limitada, não exclusiva, intransferível e revogável, restrita à finalidade de operação clínica contratada — e nada além disso.

Os dados clínicos são dos pacientes e ficam sob responsabilidade da organização de saúde que os coletou. O Fornecedor não adquire titularidade sobre prontuário, nem utiliza conteúdo clínico identificável para treinar modelos próprios ou de terceiros.

10. Proteção de dados pessoais

O tratamento de dados pessoais — inclusive dado pessoal sensível de saúde (LGPD, art. 5º, II) — está descrito na Política de Privacidade, que integra estes Termos. Em regra, a organização de saúde usuária atua como controladora dos dados dos seus pacientes e o Fornecedor como operador, tratando-os conforme instruções e para a finalidade da prestação do serviço.

11. Limitação de responsabilidade

Nos limites permitidos pela legislação aplicável, o Fornecedor não responde por:

• decisões clínicas, diagnósticos, condutas e desfechos assistenciais — que são de responsabilidade do profissional habilitado (item 3);
• incorreção, omissão ou desatualização de informação inserida por usuários da organização de saúde;
• uso indevido de credencial compartilhada, cedida ou mantida sem os cuidados de guarda exigidos no item 4;
• indisponibilidade de serviços de terceiros (infraestrutura, e-mail transacional, provedor de IA e integrações opcionais, como Google Agenda) e de eventos fora do controle razoável do Fornecedor.

Nenhuma cláusula deste item afasta responsabilidade que a lei considere inafastável, em especial as normas de ordem pública do Código de Defesa do Consumidor e da LGPD.

12. Vigência, suspensão e encerramento

Estes Termos vigoram enquanto durar o acesso à Plataforma. O acesso individual pode ser encerrado a qualquer momento pela organização de saúde ou pelo próprio usuário em Perfil → Privacidade e conta. Antes do encerramento pelo titular, a Plataforma exige senha, confirmação expressa e a resolução de pacientes, agenda, supervisões e documentos em elaboração que ficariam sem responsável. Se a pessoa for a única gestora de uma clínica, deverá indicar outro membro ativo para assumir a gestão. O contrato e as cobranças recorrentes somente são cancelados quando isso for solicitado separadamente e permitido pelas condições comerciais aplicáveis.

O Fornecedor pode suspender ou encerrar o acesso, mediante comunicação, em caso de violação destes Termos, de risco à segurança dos dados de pacientes, de uso de registro profissional irregular ou de inadimplemento não regularizado.

Encerrado o acesso, a organização de saúde poderá solicitar a exportação do acervo clínico em formato legível, em prazo razoável, para cumprir sua própria obrigação de guarda do prontuário. Registros sob obrigação legal de retenção não são eliminados a pedido antes do fim do prazo aplicável.

13. Alterações destes Termos

Estes Termos podem ser revisados para refletir mudanças no serviço ou na legislação. Toda revisão relevante recebe nova versão, e o sistema volta a exigir o aceite antes de liberar as telas — o aceite anterior permanece registrado e não é apagado. A versão vigente é sempre a exibida no topo desta página.

14. Legislação aplicável e foro

Aplica-se a legislação brasileira, em especial a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), a Lei nº 8.078/1990 (CDC), a Lei nº 9.609/1998 e as normas dos conselhos profissionais de saúde pertinentes.

Fica eleito o foro da comarca de Belo Horizonte/MG para dirimir controvérsias, ressalvada, quando aplicável, a competência do foro do domicílio do consumidor (CDC, art. 101, I).

15. Contato

Dúvidas sobre estes Termos: Matheusdyas4@gmail.com ou WhatsApp (31) 99082-5833. Questões específicas sobre dados pessoais devem ser dirigidas ao Encarregado indicado na Política de Privacidade.